Kaj je EDI?

 

EDI (ang. Electronic Data Interchange) je izmenjavanje poslovnih podatkov med dvema (ali več) neodvisnima računalniškima aplikacijama brez posredovanja človeka. Pri tem moramo poudariti dva ključna elementa:

1. Papirne dokumente nadomeščajo elektronske oblike dokumentov.
2. Elektronske oblike dokumentov se izmenjujejo v standardizirani (dogovorjeni) obliki.

Zgornji trditvi sta temelj EDI in ostajata nespremenjeni že desetletja. Vsako podjetje, ki ju upošteva, se lahko vključi v EDI in uživa prednosti e-poslovanja. Med številnimi prednostmi je potrebno izpostaviti nižje stroške, hitrejšo obdelavo, manj napak (praktično nič) in izboljšane odnose s poslovnimi partnerji.

Vsako poslovanje temelji na poslovnih dokumentih. Različni poslovni procesi so podprti z različnimi dokumenti. Najpogostejše se uporabljajo:

• naročilnice,
• dobavnice,
• računi,
• carinski dokumenti,
• transportni dokumenti
• idr.

Poslovni postopek v proizvodnih okoljih se običajno prične z naročilom, nadaljuje s proizvodnjo in dobavo, zaključi pa s plačilom. Če je proces podprt z EDI, je možno učinkovito upravljanje celotne nabavne verige. 

EDI nadomešča (papirna) sporočila, ki so berljiva ljudem, z dokumenti v elektronski obliki, ki so čitljivi z računalniško programsko opremo. Elektronska sporočila vsebujejo enake podatke kot običajni papirni dokumenti.

Da so sporočila razumljiva čim širšemu krogu uporabnikov, se uporabljajo v standardizirani obliki. Številne mednarodne organizacije skrbijo za standardizacijo sporočil, bodisi za vsesplošno uporabo (UN/EDIFACT) bodisi za uporabo v posameznih gospodarskih panogah (Odette, Galia, AIAG, GS1 in podobno).

 

EDI sporočila so zgrajena v skladu s sintakso, ki jo predpisujejo posamezni standardi. V vsakem standardu obstajajo standardni gradniki, ki se uporabljajo za kreiranje posameznih sporočil. Tipični gradniki so ovojnice sporočil, segmenti ki vsebujejo posamezne sklope informacij in elementi, ki so dejanski nosilci podatkov v sporočilih.

Z upoštevanjem pravil za uporabo gradnikov dosežemo vsesplošno razumljivost sporočil. Za to skrbijo številne mednarodne organizacije, ki redno posodobljajo in izdajajo EDI priporočila. Obstajajo splošni svetovni standardi (priporočila) in panožni standardi, ki natančneje definirajo uporabo splošnih standardov v posamezni panogi. Najbolj poznani standardi in panožne različice so:

• svetovni standardi: EDIFACT, VDA, EANCOM, X.12 in drugi,
• panožni standardi: VDA, ODETTE, OAGiXML, ebXML in drugi,
• ERP formati za povezovanje z aplikacijami: SAP iDOC, MS AIF, QAD SNF in drugi.

Za lažjo predstavo lahko vzamemo primer EDI naročila. Dobavitelj bo s strani kupca prejel EDI naročilo. Če smo bolj natančni, si bosta naročilo izmenjali računalniški aplikaciji. EDI pretvornik na strani dobavitelja bo prejeti dokument prebral in ga, zaradi poznane standardizirane strukture EDI naročila, ustrezno pretvoril v notranji format. To pomeni, da bo v prejetem EDI naročilu znal poiskati podatke kot so šifra kupca, naročene artikle, njihovo količino, zahtevani datum dobave ipd. in s temi podatki kreiral dokument v ustreznem notranjem formatu, ki ga bo njihov ERP znal prebrati in s tem naročilo procesirati.

Danes se sporočila, ki spremljajo poslovanje, prenašajo po sodobnih komunikacijskih poteh. Sam prenos sporočil ni posebno težaven. Nekoliko zahtevnejši je prenos vsebine sporočil (podatkov) v računalniške aplikacije.

Najelegantnejši način je neposreden, avtomatski uvoz/izvoz podatkov. Težava nastane, ko podatke prejmete v obliki, ki jih vaša aplikacija ne zna prebrati. Zato so se pojavile rešitve v obliki standardov, ki opisujejo strukturo posameznih sporočil (naročilnice, dobavnice, račune itd.).

Standardi so omogočili zapisovanje podatkov v obliki, ki postane razumljiva in je odlična osnova za izmenjavanje podatkov. Še vedno pa v tej fazi ni urejena uporabnost teh podatkov v vaših aplikacijah. Zato potrebujete pretvornik, ki vaše podatke preoblikuje v obliko, ki jo vaša aplikacija lahko prebere in uvozi. Tak pretvornik je naš Xlate Evolution, ki omogoča pretvorbo iz poljubnega vhodnega formata v poljuben izhodni format.